PENDAHULUAN
Merupakan
sebuah kenyataan bahwa berdirinya lembaga pendidikan tinggi jarak jauh di seluruh
dunia pada umumnya didasarkan pada kebutuhan untuk memberikan akses pendidikan
yang lebih luas bagi mereka yang telah kehilangan kesempatan untuk mengikuti
pendidikan pada usia normal. Hal tersebut disebabkan oleh berbagai macam alasan
antara lain keterbatasan dana, berdomisili di daerah terpencil, atau harus
bekerja penuh waktu. Dengan kondisi tersebut tidak berarti bahwa institusi
penyelenggaraan PTJJ melayani pendidikan ala kadarnya. Kenyataan yang tidak
disangkal bahwa sebagian masyarakat, baik dari lingkungan akademis maupun
masyarakat umum memiliki penilaian bahwa PTJJ adalah lembaga kelas dua. Lembaga
PTJJ juga harus mampu menghadapi tantangan untuk menyediakan program
pembelajaran fleksibel, sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang selalu berubah.
Sebagai organisasi belajar, ialah institusi PTJJ harus mampu “membaca,
menganalisa, menerima, serta berlaku aktif dan berinteraksi dengan
lingkungannya. Salah satu upaya menciptakan kondisi sebagai organisasi belajar
ialah lembaga PTJJ harus menjaga standar pelayanan pada tingkat tertentu secara
konsisten dan terintegrasi.
Adapun pembahasan
dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
A.
Sistem
Jaminan Kualitas dalam PTJJ
B.
Penerapan
Sistem Jaminan Kualitas pada Lembaga Pendidikan Tinggi Jarak Jauh
C.
Manajemen
Operasional Pendidikan Jarak Jauh
D.
Jaringan
Pendidikan Jarak Jauh
E.
Pembentukan
Citra
F.
Langkah
Awal Pembentukan Citra
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Sistem
Jaminan Kualitas dalam PTJJ
Dalam era
globalisasi, tuntutan masyarakat akan kualitas pendidikan tinggi menjadi
semakin meningkat. Bagaimanakah bentuk control dan penjaminan terhadap kualitas
pada sistem PTJJ? Dengan sistem industrialisasi pada hampir seluruh proses
penyelenggaraannya. Seperti proses produksi dan distribusi bahan ajar,
registrasi dan ujian, kontrol dan penjaminan terhadap kualitas pada setiap
kegiatan menjadi sangat penting. Tanpa adanya control dan penjaminan kualitas
pada setiap tahapan kegiatan niscaya kualitas secara total penyelenggaraan
sistem PTJJ mulai dari masukan, proses, dan keluaran akan sulit diwujudkan.
Yorke
(1999) mengemukakan beberapa tujuan jaminan kualitas, di luar lembaga pada
lembaga pendidikan tinggi, yaitu: (1) upaya penyediaan informasi kepada publik dan
mereka yang berkepentingan dengan Iembaga terkait mengenai kualitas dan
standar, (2) pemberian kredibilitas terhadap diploma serta penerima diploma,
(3) meyakinkan para pengguna bahwa mereka telah melakukan sebuah investasi yang
berharga dengan mengikuti program yang ditawarkan oleh perguruan tinggi. Tujuan
jaminan kualitas tersebut tentu saja merupakan suatu dampak positif yang
memberikan nama baik bagi lembaga dihadapan masyarakat, tetapi yang lebih
penting dari pencapaian ketiga tujuan penjaminan kualitas tersebut adalah
penyelenggaraan kegiatan lembaga secara internal.
Penerapan
sistem jaminan kualitas dalam dunia pendidikan selayaknya mendapat perhatian.
Dengan Semakin meningkatnya tuntutan masyarakat akan kualitas pendidikan serta
persaingan yang ketat dalam penawaran program pendidikan, banyak lembaga
pendidikan merasa perlu menilai diri dan menetapkan Standar kualitas. Kebutuhan
ini lebih nyata dirasakan oleh PTJJ mengingat hakikat penyelenggaraannya lebih
menyerupai industri dan jasa.
Penerapan
sistem jaminan kualitas dalam suatu institusi bukan merupakan hal yang mudah
dan tidak dapat dilakukan secara cepat. Untuk dapat menerapkan sistem jaminan
kualitas diperlukan perencanaan yang matang dan dengan penjadwalan berdasarkan
prioritas. Dalam sebuah lembaga, penerapan sistem jaminan kualitas tidak dapat
dilakukan secara menyeluruh pada saat yang bersamaan. Lembaga harus memberikan
prioritas pada bagian-bagian tertentu atau elemen tertentu yang akan diupayakan
menerapkan sistem jaminan kualitas terlebih dahulu. Bagaimanakah penerapan
sistem jaminan kualitas pada sebuah lembaga? Pada umumnya, penerapan sistem
jaminan kualitas mengikuti kerangka acuan tertentu. Penerapan sistem jaminan
kualitas pada Iembaga PTJJ dapat mengacu pada beberapa kerangka acuan yang
telah dikembangkan.
Badan
dunia standar ISO (lnternational Organisation for Standardisation)
diperkenalkan pada tahun1987 badan ini merupakan salah satu badan yang
meluncurkan standar sistem manajemen kualitas yang pada mulanya banyak
digunakan dalam industry bisnis dan jasa. Ternyata standar ini dapat pula
digunakan dalam dunia pendidikan yang dapat dikategorikan sebagai industry jasa.
Penerapan
sistem jaminan kualitas pada PTJJ selain dapat menggunakan standar ISO, dapat
pula menggunakan standar jaminan kualitas yang telah dikembangkan oleh lembaga
Iain. Beberapa institusi telah mengembangkan standar sistem jaminan kualitas
yang khusus dirancang untuk diterapkan pada lembaga PTJJ seperti misalnya Quality
Assurance Agency for Higher Education (QAA) Inggris, Asian Association
of Open Universities (AAOU) dengan kerangka kerja Quality Assurance
(QA) jaminan kualitas, dan International Council for Distance Education
(ICDE).
Pada
jenjang pendidikan tinggi, Quality Assurange Agency for Higher Education
(QAA) lnggris pada tahun 1997 telah mengembangkan Quality Assurance (OA)
untuk PTJJ, yang pada awalnya ditujukan untuk membantu pelaksanaan QA pada
institusi pendidikan jarak jauh di lnggris. Acuan untuk pelaksanaan QA dari QAA
(1998) difokuskan pada aspek-aspek dalam pendidikan jarak jauh yang dirasakan
sangat membutuhkan sentuhan sistem jaminan kualitas untuk menjaga dan
mengamankan standar akadernik dari program studi yang telah ditetapkan serta
kualitas keluarannya. Struktur Acuan QAA terdiri dari enam kelompok yaitu;
1.
Sistem
desain
2.
Program
desain, persetujuan dan review
3.
Manajemen
penyampaian program
4.
Pengembangan
dan bantuan peserta didik
5.
Komunikasi
dan represemasi peserta didik
6.
Penilaian
peserta didik
Setiap
komponen selalu didahului oleh aturan yang generik mengenai komponen terkait,
kemudian dipaparkan kerangka panduan yang lebih rinci. Keenam komponen pada
pedoman pelaksanaan QA tersebut disusun berdasarkan prinsip- prinsip yang
secara luas digunakan pada pendidikan tinggi secara umum. Sementara rinciannya
sangat terkait langsung dengan aktivitas yang terjadi pada SPJJ.
B.
Penerapan
Sistem Jaminan Kualitas pada Lembaga Pendidikan Tinggi Jarak Jauh
Penerapan
jaminan kualitas mengubah secara mendasar praktek pengelolaan yang selama ini
berlangsung Ada kecenderungan umum bagi sebagian staf untuk menolak perubahan
terutama bila perubahan itu menyangkut pekerjaan mereka. Upaya peningkatan
kualitas memerlukan komitmen waktu, usaha, dan sumber daya yang besar,
Penerapan jaminan kualitas melibatkan seluruh lapisan dalam organisasi. Upaya
ini melibatkan seluruh staf dan sumber daya melalui arahan, kepemiminan dan
komitmen yang sungguh-sungguh untuk mencapai kualitas yang dikehendaki
mahasiswa dan pihak yang berkepentingan. Semua upaya ini dilakukan untuk
mencapai visi dan misi institusi yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan peserta
didik jarak jauh.
Penerapan
jaminan kualitas dalam sebuah institusi tidak mudah dan membutuhkan waktu yang
lama seperti yang digambarkan oleh Knatterud dkk (1993 ha 476) melalui fitur
utama penerapan rencana jaminan kualitas. Langkah-langkah penerapan
jaminan kualitas menurut Knatterud dkk di bagi dalam tiga tahap utama yaitu:
tahapan preventive, penelusuran, dan tahap aksi. Rincian tahapan adalah sebagai
berikut:
1.
Tahapan
Preventif
a.
Penulisan
pedoman prosedur
b.
Pengumpulan
data terbatas pada hal-hal yang esensial
c.
Pretes
format dan prosedur
d.
Komitmen dari
pemeriksa untuk menggkuti tata cara pemeriksaan
e.
Pelatihan
untuk pemeriksa
f.
Perencanaan
kunjungan ke lokasi
g.
Pendefenisian
program kontrot kualitas
h.
Perubahan
dokumentasi
2.
Tahapan
Penemuan
a.
Monitor
data
b.
Kunjungan
ke lokasi
c.
Pencatatan
hasil audit
d.
Penyusunan
laporan monitoring
e.
Investigasi
statistik
f.
Review
data hasil program kontrol kualitas
g.
Pemeriksaan
data analisis
3.
Tahapan
Aksi
a.
Perbaikan
kesalahan yang ditemukan
b.
Pelatihan
ulang staf
c.
Audit
tambahan
d.
Laporan
mengenai penyimpangan/pelanggaran terhadap pedoman
e.
Implementasi
prosedur secara benar
Tahapan
penerapan sistem jaminan kualitas dalam standar ISO 9000 pada dasarnya sama
dengan tahapan yang dikemukakan oleh Knatterud dkk tetapi dibedakan hanya oleh
penyebutannya. Secara singkat tahapan penerapan Sistem jaminan kuatitas
berdasarkan standar ISO 9000 adaiah sebagai berikut (Prabowo, 2001).
1.
Tahap
Persiapan
a.
Pengenalan
sistem kepada manajemen
b.
Pembentukan
tim manajemen dan tim teknis
2.
Tahap
Penyusunan Dokumentasi
a.
Pelatihan
penyusunan dokumentasi
b.
Penyusunan,
pemeriksaan, pendistribusian, dan pengendalian dokumen
3.
Tahap
Implementasi
a.
Implementasi
bertahap, sesuai dengan penyelesaian dokumen
b.
Pelatihan
penggunaan dokumen
c.
Pengajuan
usulan perubahan/perbaikan dokumen
d.
tinjauan
manajemen/evaluasi pelaksanaan di lapangan
4.
Tahap
Audit dan Perbaikan
a.
Pelatihan
audit (untuk auditor dan audite)
b.
Pelaksanaan
siklus audit mutu internal
c.
Pelaksanaan
perbaikan dan pencegahan untuk peningkatan mutu
d.
Laporan
hasil audit dalam forum tinjauan manajemen
C.
Manajemen
Operasional Pendidikan Jarak Jauh
Membicarakan
masalah manajemen operasional sudah tentu tidak bisa lepas dari pengertian
manajemen. Dengan manajamen maka akan terlihat adanya suatu kegiatan atau usaha
yang dilakukan secara terencana untuk mencapai tujuan dengan cara menggunakan
atau mengkoordinasakan sumber daya dan kegiatan-kegiatan unit lain sehingga
menghasilkan keluaran-keluaran (outputs) berupa barang dan jasa. Dengan kata
lain untuk menghasilkan barang dan jasa manajer tidak akan mampu melakukannya
sendiri melainkan memerlukan bantuan dan dilakukan secara bersama dengan orang
lain.
Pakar
manajemen ada juga yang mengungkapkan bahwa manajemen pada dasarnya adalah
proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perencanaan
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapaa
tujuan organisasi. (Koontz, 1994). Sejalan dengan itu, maka manajemen
operasional dalam pendidikan tnggi jarak jauh pada dasamya merupakan proses
pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelayanan peserta ajar yang
meliputi registrasi, produksi dan reproduksi bahan ajar, bantuan belajar dan
penyelenggaraan ujian bagi mahasiswa, sehingga semua yang direncanakan dapat
terselenggara tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dengan biaya yang efisien.
Santoso (1992) menyatakan bahwa sistem manajemen itu harus mengangkat kualitas
sebagai strategi usaha dan berorientasi kepada kepuasan peserta ajar
(pelanggan) dengan melibatkan seluruh komponen organisasi.
Dengan demikian
sistem operasional dalam pendidikan jarak jauh yang perlu menjadi perhatian
khusus sehingga kualitasnya menjadi terangkat adalah sistem layanan yang
mendukung kebutuhan mahasiswa khususnya dalam bentuk pelaksanaan registrasi,
reproduksi dan distribusi bahan ajar, serta kegiatan pemberian bantuan belajar,
dan penyelenggaraan ujian dengan menggunakan mesin pengolah data (komputer).
Penyelenggaraan PJJ, dalam hal ini para pengambil keputusan, harus berupaya
mengarahkan kebijakan institusi kepada perbaikan terus menerus atas produksi
dan jasa yang dihasilkan, peningkatan kemampuan sumber daya manusia, efesiensi
proses dan perbaikan lingkungan kerja.
Sebuah
keputusan yang diambil adakalanya juga terkait dengan hasil evaluasi keputusan
yang pernah diambil sebelumnya. Keputusan jenis ini harus mengarah kepada
perbaikan terhadap hasil keputusan sebelumnya. Manajemen sudah sepatutnya
melakukan perbaikan berkesinambungan dan menjadikan produk serta jasa yang
dihasilkan sebelumnya menjadi lebih baik pada masa yang akan datang. Menurut
Holmes G. dan McEwee G. (1995) ada 5 (lima) aktivitas pokok dalam upaya
perbaikan berkesinambungan, yaitu;
1.
Komunikasi
Komunikasi merupakan
aspek yang Sangat penting dalam perbaikan berkesinambungan. Tanpa adanya
komunikasi, perbaikan berkesinambungan tidak dapat dilakukan dengan baik.
Komunikasi tidak hanya terjadi di antara anggota tim saja, tetapa komunikasi
antara tim/unit dalam suatu institusi PJJ sangat diperlukan.
2.
Memperbaiki
masalah yang nyata/jelas
Permasalahan yang
terjadi sering tidak jelas, sehingga diperlukan penelitian untuk
mengidentifikasi dan mengatasinya. Kadang kala masalah yang ingin dipecahkan
terlihat dengan jelas akan tetapi tidak jarang pula penyebab dan
permasalahannya itu sendiri tidak jelas. Oleh karena itu, pendekatan ilmiah
dalam menentukan solusi dari masalah sangat penting
3.
Memandang
ke hulu
Memandang ke hulu
berarti dalam mencari penyebab Sesuatu produk barang dan jasa perlu dilakukan
perbaikan. Dengan demikian dokurnen, catatan, literatur yang berkaitan dengan
produk barang dan jasa yang akan diperbaiki haruslah lengkap dan terekarn
dengan baik.
4.
Mendokumentasikan
kemajuan dan masalah
Dokumentasi masalah
dan kemajuan sangat perlu dilakukan agar apabila di kemudian hari ditemukan
masalah yang sama, maka pemecahannya dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Dokumentasi merupakan alat bagi institusi untuk melihat kehulu.
5.
Memantau
perubahan
Pemantauan secara
objektif terhadap kinerja suatu proses setelah diadakan perubahan perlu
dilakukan. Karena solusi yang diajukan untuk suatu masalah belum tentu
memecahkan masalah tersebut secara tuntas. Solusi yang diajukan bukan tidak
mungkin justru mendatangkan masaiah baru.
Menurut
Taytor dalam Sofjan Assauri (1999) ada 4 tugas pokok bagi manajemen dalam
mengoperasikan sesuatu institusi yaitu:
1.
Manajemen
harus mengganti metode coba-coba yang tidak berdasarkan ilmu dan petunjuk
praktis dengan metode yang bersifat ilmiah dalam penentuan setiap unsur kerja
manusia. Metode ilmiah ini dilakukan atas dasar memperhatikan gerak dan
minimum. Sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimum.
2. Manajemen harus
mengadakan pemilihan dan harus melatih serta memperkembangkan pekerja atau
buruh secara ilmiah, dan menghilangkan atau membuang praktek-praktek lama yang
memperkenankan para pekerja kerjanya sendiri serta melatih dirinya
Sendiri.
3.
Manajemen
harus mengembangkan semangat kerjasama yang erat antara pekerja, buruh, pegawai
dan untuk menjamin terlaksananya pekerjaan, manajemen juga harus disesuaikan
dengan metode ilmiah.
4. Manajemen harus
mengadakan pembagian pekerjaan antara kaum buruh atau pekerja dengan majikan
atau manajer dan masing-masing harus menerima resiko atas
pekerjaannya sendiri, sehingga jelas batas tanggung jawab masing-masing.
Pendidikan
jarak jauh semakin hari semakin berkembang. Sejalan dengan itu pengertian dan
defenisinya pun semakin banyak dikembangkan oleh para pakar pendidikan jarak
jauh. Berdasarkan defenisi para pakar dan tradisi praktis mengenai PJJ. Keegan
dalam Andriani (2003) mengembangkan defenisi sistem PJJ dan berdasarkan
definisi tersebut menurunkan enam karakter yang dimiliki oleh PJJ sebagai
berikut:
1. Keterpisahan pengajar
dengan peserta didik
2. Ada pengaruh dari
suatu organisasi pendidikan yang membedakannya dengan belajar sendiri di rumah
3. Penggunaan beragam
media
4. Menggunakan komunikasi
dua arah
5. Kemungkinan pertemuan
sekali-kali untuk keperluan pembelajaran dan sosialisasi
6. Proses pendidikan yang
memiliki bentuk hampir sama dengan proses industri
D.
Jaringan
Pendidikan Jarak Jauh
Dari
karakteristik PJJ yang dikemukakan Keegan dalam Andriani (2003) tersebut,
sebuah institusi PJJ mutlak memiliki jaringan kemitraan dengan pihak lain
Karakteristik yang pertama adalah keterpisahan antara pengajar dengan peserta
didik. Peserta didik dalam hal ini tidak berdampingan dengan pengajar. Namun
demikian keterpisahan ini hanya keterpisahan fisik,waktu, dan geografis bukan
keterpisan kebutuhan akan pembelajaran itu sendiri. Untuk mengatasi
keterpisahan ini pengajar dan peserta didik dapat dipersatukan dalam suatu
interaksi pembelajaran dengan ada sarana yang menjadi alat penghubung. Alat
penghubung yang digunakan adalah alat komunikasi langsung maupun komunikasi
lidak langsung. Alat komunikasi ada yang bersifat langsung, misalnya radio
transmitter dan telepon yang dapat memfasilitasi pengajar dan peserta didik
sehingga dapat berkomunikasi dua arah. Alat komunikasi tidak langsung misalnya
bahan ajar cetak, terekam dan tersiar. Semua ini mutlak membutuhkan pihak lain.
Untuk itu, PJJ dalam mengoperasikan kegiatan-kegiatannya sangat tergantung
kepada kemitraan Sebuah PJJ secara berkesinambungan perlu membangun (jaringan)
hubungan yang saling menguntungkan dengan mitra.
E.
Pembentukan
Citra
Ada
beberapa macam cara yang dapat dipertimbangkan dan digunakan untuk membentuk
kesan suatu PTJJ. (Frank Jefkins, 1995)
1. Cermin, pimpinan
mempunyai peranan yang sangat besar dalam pembentukan image. Citra cermin ini
bertahan sesuai dengan rasa kepemimpinan dari figure yang dianggap “baik”
tersebut. Begitu pimpinan berganti, maka imaji pun akan mengikutinya. Hal ini
akan memberikan beban bagi pemimpin selajutnya, terlebih bila sistem regenerasi
tidak berjalan dengan baik, maka citra yang sudah terbentuk belum tentu dapat
dipertahankan.
2. Citra
saat ini, yaitusuatu citra yang dibentuk oleh orang di luar organisasi, yang
tidak mengetahui atau tidak peduli mengenai organisasi tersebut.
3. Harapan, adalah citra
yang dibentuk berdasarkan cita-cita dari suatu organisasi yang tertuang pada
suatu visinya. Harapan yang besar dapat memberikan motivasi terhadap
karyawannya. Jika hanya berdasarkan harapan saja, citra yang diberikan sifatnya
kurang solid.
4. Korporasi, lebih
melihat pada organisasinya. Bukan lagi pada produk semata. Biasanya organisasi
yang memiliki citra korporasi ini sudah lama dibangun dan mempunyai reputasi
yang sangat baik dari segi sejarahnya. Pengelolaan keuangannya, kualitas produk,
dan sebagainya. Oleh karenanya, suatu perusahaan atau organisasi yang mencapai
tahap ini, hanya mempertahankan imajinya melalui control terhadap produk yang
dihasilkannya.
5. Kelipatan,
merupakan citra yang ada dalam organisasi yang diciptakan dari kelipatan
berbagai elemen yang ada dalam organisasi tersebut.
F.
Langkah
Awal Pembentukan Citra
Sampai
saat ini hanya ada satu PTJJ model tunggal di Indonesia yang diakui
keberadaannya secara resmi oleh oleh pemerintah berdasarkan SK No.41 tahun
1984, yaitu Universitas Terbuka keberadaan UT yang usianya sudah hampir
mencapai 20 tahun memang relative muda dibandingkan dengan PTTM lainnya. Secara
umum keberadaan UT masih dipandang sebagai Universitas “penampung” bagi mereka
yang tidak bisa diterima di manapun juga, sehingga citra yang melekat kurang
menguntungkan bagi UT. Adalah tantangan besar bagi kita khususnya warga UT,
untuk menggeser citra negative tersebut menjadi suatu citra positif yang lebih
baik, yaitu memberikan informasi yang sesuai agar semua orang mengerti UT
dengan benar.
Meskipun
Universitas Terbuka telah berjalan selam 20 tahun masyarakat awam tampaknya
tetap belum mengenal sistem belajar jarak jauh dengan benar. Masih sering
terdengar pertanyaan-pertanyaan dari masyarakat awam tentang bagaimana proses
belajar pun masih diajukan. Hal tersebut menunjukkan bahwa sistem belajar jarak
jauh belum menjadi konsep yang dipahami oleh masyarakan, mengingat sistem
belajar mengajar yang diterapkan di sekolah umumnya melalui sistem tatap muka.
Diperlukan waktu yang yang cukup lama untuk mensosialisasikan sistem belajar
ini. Hal ini tentu saja merupakan tantangan bagi UT untuk mebudayakan belajar
mandiri yang belum tertanam dalam masyarakat. Kebiasaan belajar di kelas dengan
bimbingan guru atau dosen bisa membuat masyarakat kita tidak siap untuk dapat
belajar secara mandiri. Kenyataan ini tentu saja dapat menjadi suatu hambatan
bagi UT untuk menyebarkan ilmu pengetahuan melalui sistem belajar jarak jauh
kepada masyarakat karena masyarakat belum tertarik untuk mengetahui apa itu
PJJ.
DAFTAR BACAAN
Asandhimitra,
dkk. 2004. Pendidikan Tinggi Jarak Jauh. Jakarta: Pusat Penerbitan
Universitas Terbuka
Shlt
Tidak ada komentar:
Posting Komentar